La gestión por procesos como llave para la transformación digital 

Tras las actuaciones del Plan de Transformación Digital de la AGE y Organismos Públicos de 2015-2020, la Gerencia de Informática de la Seguridad Social (GISS) se encuentra inmersa en la ejecución de 14 programas dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) del Gobierno de España, a lo largo del periodo 2021-2026. Uno de esos planes es el Plan de Digitalización de la Seguridad Social. 

Para poder abordar todo ello, ha visto imprescindible conocer previamente sus procesos. Este conocimiento actualmente recae en: 

• Las personas que intervienen en los procesos. Muchas con fecha de jubilación próxima y con el riesgo de pérdida de ese conocimiento.  

• Los sistemas de información. Las reglas de negocio están embebidas como funcionalidades en los distintos sistemas, lo que dificulta conocer qué parte del proceso está soportando cada uno. 

La gestión por procesos dentro de la empresa privada está muy consolidada. Facilita adaptaciones rápidas a los continuos cambios que tienen que afrontar en el día a día. El reto era trasladar este paradigma a un organismo público.  

El éxito de este proyecto iba a recaer por ofrecer algo diferente. Nos diferenciaríamos por ofrecer un enfoque, paradójicamente, exento de tecnología, más orientado al logro de beneficios para el negocio.  

Nuestros inicios se focalizaron en aproximaciones a los diferentes organismos, realizando pruebas de concepto que nos permitieron definir los pilares fundamentales sobre los que se apoya esta disciplina de gestión:  

• Cambio cultural: Democratizando y acompañando en las iniciativas. Impartiendo actividades formativas. Ejecutando un Plan de comunicación.  

• Metodología: Implementando la metodología de análisis y mejora de procesos. Definiendo estándares y convenciones de modelado, idioma común entendido por Gestión y TI. 

• Tecnología: Promoviendo el uso de una herramienta para dar soporte en la implantación de esta metodología. Facilitando la involucración de los usuarios con el acceso a un portal de procesos colaborativo desde la intranet corporativa. 

• Gobierno: Regulando el ciclo de vida de los procesos.​ 

El éxito de dichas pruebas de concepto, avalaron la creación de una Oficina de Procesos, cuya misión consistiría en: 

• Guiar y gobernar esa orientación a la gestión por procesos.
• ​Centralizar el conocimiento de sus procesos.
• Ser el eslabón que permitiese el alineamiento entre negocio y TI. 

Como resultado, se han conseguido apuntalar otros dos pilares elementales:  

• Organización: La Oficina de Procesos ha conseguido oficializarse mediante la salida a concurso público. 

• Estrategia: Gracias a la visibilidad y buen resultado de los proyectos realizados, la Oficina de Procesos ahora centraliza iniciativas de gestión por procesos que tienen su origen tanto desde la parte de negocio como de TI.
  
  En la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), documentan los procesos de colectivos (autónomos, empleadas de hogar) para optimizar la creación de un portal único de acceso con la administración. 
  
  En el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), documentan las prestaciones del ciudadano con el fin de reducir sus tiempos de gestión automatizando actividades claves. 
  
  Dentro de TI, la propia Gerencia Informática de la Seguridad Social (GISS) está utilizando esta disciplina para definir el nuevo proceso del ciclo de vida del software, para establecer las reglas a seguir por todos los actores implicados (centros de desarrollo, producción y sistemas, calidad, etc.). Como efecto colateral, otros centros, como Producción y Sistemas, han aprovechado esta inercia para documentar y centralizar en el portal de procesos sus procedimientos operativos. 

Estos 6 pilares descritos, son la base de la ecuación, que, junto al compromiso y liderazgo de la dirección, garantizarán el éxito de esta disciplina denominada gestión por procesos.