Process Mining: A Transformação Digital da Gestão de Processos

A gestão de processos em grandes empresas está a ser impulsionada pela transformação digital através daquilo a que chamamos Process Mining, proporcionando-lhes uma nova capacidade de análise e melhoria contínua do desempenho dos seus processos e operações.

Normalmente, quando uma empresa decide adotar o Process Mining, procura estabelecer uma cultura, um método e ferramentas que permitam fazê-lo:

• Descobrir e tornar visível o que não se sabe sobre os processos.
• Fornecer uma perspetiva de processo às análises de data scientists. 
• Acelerar a deteção de oportunidades de melhoria.
• Fornecer informação baseada em dados, em vez de opiniões, ao discutir iniciativas de melhoria, tanto para avaliação e planeamento, como o desempenho extraído da sua implementação.
• Aumentar o âmbito, a pontualidade e a garantia das auditorias.

Para isso, o Process Mining, que se implementa e gere numa organização, deve ser orientado para um processo de análise contínuo e iterativo em três áreas principais:

Descobrir novas oportunidades de eficiência. Em que se pode ser mais eficiente?

Em contextos altamente complexos, com um grande volume de execução em termos de atividades, produtos, serviços, canais, pessoas, dados, tecnologias, 24x7, etc., torna-se complexo analisar e determinar como os processos estão a ser executados e se estão a ser feitos da forma mais eficiente. O Process Mining descobre automaticamente e modela como uma empresa está a executar todos os seus processos com base num processamento massivo de dados dos registos dos sistemas e aplicações. As soluções atuais permitem representar e analisar graficamente, de acordo com estruturas organizacionais e dados, todos os fluxos de processos executados, as suas variantes, tempos de processamento, tempos de espera, estrangulamentos, loops, número de execuções, etc., comparando-os com os processos ótimos definidos, identificando em que volume de casos e em que atividades não estamos a cumprir o que é definido como ótimo, prevendo mesmo resultados e custos no tempo de execução dos processos.

Medir o desempenho de iniciativas de eficiência. Após as mudanças e investimentos, será que estamos a tornar-nos mais eficientes?

Há relatórios que mostram o grande investimento na digitalização que as empresas estão a fazer para ganharem eficiência, serem mais competitivas, prestarem melhor serviço, melhorarem a experiência do cliente, melhorarem os custos operacionais, alcançarem escalabilidade sem um aumento proporcional dos custos operacionais, etc. O Process Mining compara o desempenho das operações e processos antes e depois das mudanças, fornecendo assim informação fiável que permite analisar o grau de realização dos objetivos de melhoria estabelecidos, bem como monitorizar continuamente que a melhoria alcançada não seja degradada.

Assegurar a conformidade normativa. Estamos a cumprir as regras e regulamentos?

A auditoria interna e externa de conformidade normativa valida a informação sobre as organizações e os seus processos empresariais. Isto requer informação fiável para determinar se os processos são executados dentro de certos limites estabelecidos pela direção, governos e outras partes interessadas. As violações de regras específicas impostas por lei ou políticas empresariais podem indicar fraude, negligência, riscos ou ineficiências. Process Mining compara o grau de conformidade dos processos em execução com processos definidos através da análise contínua dos registos diários do sistema ou com base em dados históricos do sistema, identificando as etapas em que a conformidade não está a ser cumprida.