El e-vento, de lo físico a lo virtual

Los meses de mayo y junio suelen concentrar gran parte de los eventos o ferias tecnológicas del año. Dada la situación que nos ha tocado vivir, las empresas tenían dos opciones: tirar la toalla o transformarse.

En un primer momento, podía parecer que la decisión por parte de las empresas era la de esperar a que todo se solucionase por si solo, pero visto con perspectiva, quizás se tratase más de una fase de gestación de lo que ahora conocemos como eventos virtuales.

Los webinars o meetups online ya se realizaban antes de esta situación, pero suponían una opción alternativa o complementaria a los eventos presenciales. En la actualidad, el evento virtual ha cobrado mucho protagonismo a la hora de divulgar conocimiento y, por ello, es importante conocer bien todo lo necesario para realizarlos de manera eficiente.

Lo primero que deben analizar las empresas son todos aquellos aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento. Lo difícil en esta fase no es tanto enumerar todos los elementos que dan forma a un evento, sino tratar de clasificarlos en función del impacto sufrido por el cambio de formato.

Durante un evento virtual no existen pausas para degustar un cóctel o visitar los stands de los patrocinadores. El tema del catering es algo más difícil de abordar, pero en cuanto al papel de los sponsors en un evento virtual, la clave está en ofrecer alternativas que beneficien a ambas partes. En este caso, la promoción en redes sociales o la elaboración de una charla conjunta entre organizador y sponsor son opciones a valorar como posible solución.

Pero el objetivo de este post es hablar de los beneficios de un evento virtual y hacedme caso, se me ocurren varios. La búsqueda de espacio se convierte en algo tan simple como elegir una de las herramientas disponibles para realizar conferencias, teniendo en cuenta siempre la seguridad a la hora de realizar una videollamada. Abaratamos costes, ofrecemos un aforo mayor y generamos un contenido que los asistentes, y no asistentes, pueden consumir repetidas veces una vez finalizado el evento.

Desde el punto de vista de los asistentes, acudir a un evento se reduce a un escueto formulario y un simple clic, todo esto desde la comodidad de nuestra casa. Además, se abre un abanico de actividades que podemos realizar de manera simultánea como poner en práctica lo expuesto en la charla o redactar preguntas en un chat público que el mismo speaker nos responde posteriormente.

También es una buena oportunidad para atrevernos como conferenciantes, el pánico escénico desaparece y siempre tenemos la posibilidad de tapar nuestra cámara, aunque no es muy recomendable. Hablando en serio, podemos compartir nuestros conocimientos con un público ilimitado y contando con todo el material necesario para la exposición en nuestro propio PC.

En resumen, se nos plantea un momento idóneo para investigar, formarnos y divulgar conocimiento a través de formatos online. Existen aspectos negativos a la hora de realizar un evento virtual y es importante tenerlos en cuenta, pero la moraleja de todo esto debe ser la siguiente: los eventos virtuales han venido para quedarse, aprendamos a sacarles el máximo partido.