Process Mining: La transformación digital de la gestión por procesos

La gestión por procesos en las grandes compañías se está viendo potenciada por la transformación digital mediante lo que denominamos Process Mining, dotando a las mismas de una nueva capacidad de análisis y mejora continua del rendimiento de sus procesos y operaciones.

Habitualmente cuando una compañía decide adoptar la disciplina de Process Mining busca establecer una cultura, método y herramientas que le permita:
 

• Descubrir y hacer visible aquello que no conoce de sus procesos.
• Dotar de una perspectiva de proceso a los análisis de data scientists.
• Acelerar la detección de oportunidades de mejora.
• Aportar información basada en datos, más que opiniones, ante discusiones de iniciativas de mejora, tanto para su evaluación y planificación como del rendimiento extraído por su implantación.
• Incrementar el ámbito, cadencia y aseguramiento de sus auditorías.

Para ello, la minería de procesos que se implanta y gestiona en una organización debe estar orientada a un proceso de análisis continuo e iterativo en tres grandes ámbitos:

Descubrir nuevas oportunidades de eficiencia. ¿En qué se puede ser más eficientes?

En contextos altamente complejos, con gran volumen de ejecución en términos de actividades, productos, servicios, canales, personas, datos, tecnologías, 24x7, etc., se torna complejo analizar y determinar cómo se están ejecutando los procesos y si se está haciendo de la forma más eficiente. Process Mining descubre y modela de forma automática cómo está ejecutando una compañía todos sus procesos en base a un tratamiento masivo de datos procedentes de los logs de los sistemas y aplicaciones. Las soluciones hoy en día permiten representar gráficamente y analizar según estructuras y datos organizativos todos los flujos de proceso ejecutados, sus variantes, tiempos de procesamiento, tiempos de espera, cuellos de botella, bucles, número de ejecuciones, etc., comparándolos además con los procesos óptimos definidos, identificando en qué volumen de casos y en qué actividades no estamos cumpliendo con lo definido como óptimo, llegando incluso a predecir resultados y costes en tiempo de ejecución de proceso.

Medir el rendimiento de las iniciativas de eficiencia. Después de los cambios e inversiones, ¿estamos siendo más eficientes?

Existen informes que muestran la gran inversión en digitalización que las empresas se están realizando con el objetivo de ganar eficiencia para ser más competitivos, dar un mejor servicio, mejorar la experiencia del cliente, mejorar los costes operativos, conseguir escalabilidad sin un incremento proporcional de costes operativos, etc. Process Mining compara el rendimiento de las operativas y procesos antes de los cambios y después de los cambios, aportando así información confiable que permite analizar el grado de consecución de los objetivos de mejora establecidos, además de hacer seguimiento continuado de que la mejora conseguida no se degrada.

Asegurar la conformidad normativa. ¿Estamos cumpliendo con normativas y regulaciones?

En la auditoría interna y externa de cumplimiento de normativas y regulaciones se valida la información sobre las organizaciones y sus procesos empresariales. Para ello se necesita información confiable para determinar si los procesos se ejecutan dentro de ciertos límites establecidos por la dirección, gobiernos y otras partes interesadas. Las violaciones de reglas específicas impuestas por la ley o las políticas de la empresa pueden indicar fraude, negligencia, riesgos o ineficiencias. Process Mining compara el grado de cumplimiento de los procesos en ejecución con los procesos definidos mediante el análisis continuo de los logs diarios de los sistemas o en base datos históricos de los mismos, identificando aquellos pasos donde no se está cumpliendo con la normativa.